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ithikios no será considerada responsable por los problemas que se deriven de la consulta o del uso de este Sitio Web. A tal efecto, en el acceso se obliga al cumplimiento de la presente, debiendo actuar conforme a la Ley vigente, la buena fe y el orden público y, absteniéndose de utilizar el Sitio Web de forma que pudiera impedir o deteriorar su adecuado funcionamiento.
Este servicio sólo puede ser utilizado para remitir denuncias o consultas a empresas que hayan contratado el servicio con ithikios, garantizando la confidencialidad y el anonimato (si así lo elige el usuario), respecto a los datos personales del denunciante.
Condiciones para el usuario
Índice:
1. Definiciones.
2. Finalidad.
3. Principios esenciales.
4. Infracciones a las que se extiende esta política.
5. Ámbito de aplicación.
6. Canal Interno de Información.
7. Responsable del canal de denuncias.
8. Medidas de protección del denunciante.
9. Medidas de protección del denunciado.
10. Protección de datos.
11. Aprobación, publicación y entrada en vigor.
1.-Definiciones
- Canal Interno de Información (también Canal Interno de Comunicación) Medio de comunicación con la organización a través del cual se pueden hacer llegar informaciones a la persona especialmente designada por el responsable del Sistema Interno de Información a los efectos de que, si fuera procedente, inicie una investigación.
- Información.- Comunicación que alerte sobre cualquier conducta activa u omisiva que pueda constituir alguna de las infracciones que integran el ámbito objetivo de aplicación de esta política.
- Informante.- Cualquier persona que pertenezca a la organización o que se encuentre dentro del ámbito subjetivo definido por esta política que comunique de buena fe una información.
- Persona Designada por el responsable del Sistema Interno de Información.- Persona nombrada por el responsable Interno del Sistema Información para que se ocupe de la directa gestión del Sistema de Información y de la tramitación de los expedientes.
- Procedimiento de gestión de informaciones.- Conjunto de reglas que establecidas en la organización para la recepción, tramitación de las informaciones en orden a iniciar si procede una investigación.
2.- Finalidad
EL canal de denuncias de la entidad Pedro Pino Martínez, SL permite que de modo confidencial, pero no anónimo, se ponga en conocimiento del responsable de dicho Canal de cualquier hecho presuntamente delictivo o fraudulento.
3.- Principios esenciales
En los procedimientos de recepción de denuncias y en las investigaciones internas que se deriven de las mismas se aplicarán los siguientes principios y garantías:
1- Anonimato- Se asegurará a los denunciantes la posibilidad de formular denuncias anónimas.
2- Confidencialidad- Las personas responsables de la gestión de los procesos de denuncia e investigación deben observar el más estricto secreto sobre la identidad de denunciantes y denunciados, cuando tengan conocimiento de dichas identidades. Quedan exceptuadas las comunicaciones necesarias para el desempeño de las funciones establecidas en este Política o por requerimiento de las autoridades judiciales.
3- Celeridad- Deben evitarse todo tipo de dilaciones injustificadas en el desarrollo del proceso de investigación.
4- Presunción de inocencia de las personas investigadas, así como derecho a la defensa y a la contradicción de hechos y argumentos.
5- Objetividad y autonomía - Evitando cualquier tipo de injerencia interna o externa y asegurando que en ningún caso se producen conflictos de intereses.
4.- Infracciones a las que se extiende esta política.
Las posibles infracciones que se pueden denunciar son las relacionadas con los siguientes delitos:
· Delito de cohecho
· Delito de falsificación de tarjetas de crédito o débito.
· Delito de tráfico de influencias
· Delitos relativos a la propiedad intelectual e industrial
· Delitos urbanísticos
· Estafa
· Fraude a la Hacienda Pública
· Fraude a la Seguridad Social
· Incumplimiento y falsedad de obligaciones contables
· Insolvencias punibles
· Publicidad engañosa
· Secreto de empresa
· Incumplimiento del Código de Buen Gobierno.
· Incumplimiento de la política en materia de conflictos de intereses
· Incumplimiento del reglamento de seguridad de los sistemas de información.
· Cualquier otro tipo de incumplimiento, falta o infracción laboral, penal o administrativa, que considere el informante.
5.- Ámbito de aplicación
Ámbito objetivo: Las consultas o denuncias tramitadas mediante el Canal de Denuncias versarán sobre posibles infracciones penales, civiles, mercantiles, administrativas y tributarias imputables a la persona jurídica.
No serán tramitados mediante el Canal de Denuncias las consultas o incumplimientos relacionados con temas estrictamente laborales o correspondientes a la gestión ordinaria de servicios de atención al cliente o postventa. Dichas consultas e incumplimientos deberán ser comunicados a través de los canales y mediante los procedimientos establecidos a tal efecto.
Ámbito subjetivo: El Canal de Denuncias está disponible tanto para los empleados de la empresa como para terceros, a todos los cuales se les permite remitir, con total
confidencialidad, consultas sobre la normativa de la compañía, así como informar sobre posibles incumplimientos o vulneraciones de la misma.
Se entiende por empleados a todos los administradores, directivos, empleados de la empresa Pedro Pino Martínez, S.L independientemente del país o territorio en el que se produzca la denuncia, el incumplimiento o la comisión de la conducta.
6.- Canal Interno de Información
En la página web de la empresa Pedro Pino Martínez, S.L. consta el software Ithikios para llevar a cabo la tramitación de la denuncia.
El acceso al canal es a través de la página web livingpino.com donde a través de un link denominado "Canal de comunicaciones anónimas" se puede acceder al software del canal de denuncias de la Empresa. Es multiidioma.
El canal permite 3 grandes acciones:
a) Realizar la denuncia
La información se introducirá en varios pasos de manera que el denunciante pueda clasificar la comunicación según las categorías que establezca la empresa. Se pueden añadir campos personalizados en función categoría denuncia, así como adjuntos documentos imágenes de soporte.
La denuncia puede ser anónima o no, pero siempre serán confidenciales. Si no es anónima se puede configurar si se desea o no validar el correo.
Posteriormente, se deberá aceptar la cláusula de privacidad de datos.
Al iniciar una nueva comunicación, se introducen los datos fundamentales. Se puede adjuntar documentos.
b) Consultar estado denuncia
Al realizar una denuncia, el informador recibe unas claves secretas que le permitirán establecer una comunicación de forma anónima con la empresa. Desde esta área podrá consultar en todo momento el estado de la denuncia y contestar a las inquietudes que la empresa le pueda solicitar para poder realizar correctamente la comunicación.
La plataforma genera un certificado con todas las comunicaciones realizadas para garantizar al informante la traza de información intercambiada.
c) Realizar consultas / sugerencias.
En cuanto a la recepción de las denuncias, recibida la denuncia, la persona nombrada por la empresa para tramitar la denuncia recibirá aviso vía correo para conectarse y gestionar la denuncia.
Dicha persona examinará y valorará la admisibilidad de la misma, iniciando la investigación si procediese. Dicha persona llevará a cabo una investigación tanto de los hechos como de las personas afectadas por la comunicación, informándoles de las acciones u omisiones que se le atribuyen y reconociéndoles el derecho a ser oídos.
Finalmente, una vez realizada la investigación por la persona encargada, se hace propuesta de resolución.
En el supuesto que la resolución sea desestimatoria, se procederá al registro y archivo de la denuncia.
En el supuesto que el acuerdo sea estimatorio, se pondrá en conocimiento del Órgano de Administración para que aplique la medida disciplinaria que corresponda sobre el denunciado, o para que adopte las medidas que procedan respecto del denunciado, para el supuesto de no ser empleado de Pedro Pino Martínez, S.L., sino colaborador externo o proveedor. Todo ello sin perjuicio de su comunicación a las autoridades públicas competentes, si fuera necesario.
Todos los acuerdos estarán debida y suficientemente motivados.
7.- Responsable del canal de denuncias
El Consejo de Administración del mercantil Pedro Pino Martínez S.L. ha designado a DOÑA INES PINO OBRERO como persona responsable de la gestión de las denuncias llevadas a cabo a través del Canal de Denuncias que puedan interponer los empleados de Pedro Pino Martínez S.L. o terceros. En caso de su ausencia en el momento de tramitar la denuncia será Don Manuel Rodríguez Fragueiro el que asumirá dicha función.
8.-Medidas de Protección al denunciante
Prohibición de represalias: Los informantes que de buena fe transmitan sus notificaciones estarán protegidos contra cualquier tipo de discriminación y penalización por motivo de las denuncias realizadas.
La prohibición de represalias prevista en el párrafo anterior no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la comunicación es falsa y que la persona que la ha realizado es consciente de su falsedad.
9.- Medidas de Protección al denunciado
Se garantizará al denunciado los siguientes derechos:
a) Derecho a la protección en el transcurso de la investigación.
Pedro Pino Martínez S.L. proporcionará al denunciado la completa garantía de sus derechos como cualquier empleado, no siendo aplicables medidas sancionadoras, o legales en su caso, hasta que se compruebe la veracidad de los hechos denunciados, se recaben las evidencias respectivas, y se concluya la concurrencia de un hecho delictivo o contrario a los principios y valores de la entidad de Pedro Pino Martínez, S.L.
b) Derecho a recibir información.
El denunciado debe ser informado del proceso de investigación que se está llevando a cabo, para que, ante la imputación de dichas conductas, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que permita acreditar su inocencia. La información proporcionada al denunciado debe realizarse en unos términos que protejan la confidencialidad del denunciante. Por otro lado, en aquellos casos que la información del proceso de investigación suponga un riesgo importante en la capacidad para investigar de manera eficaz, la comunicación al denunciado puede retrasarse mientras exista dicho riesgo. El objetivo es evitar la destrucción o alteración de evidencias por el denunciado.
c) Derecho a la confidencialidad.
Al denunciado, durante toda la investigación de la denuncia, se le garantizará el derecho a la confidencialidad de sus datos personales, con el fin de evitar cualquier difusión de información que pueda afectar su honorabilidad.
d) Derecho a una investigación transparente.
El denunciado tendrá derecho a una investigación basada en el análisis objetivo de las evidencias recabadas, garantizando una investigación eficaz y transparente
10.-Protección de datos
Todos los datos de carácter personal facilitados al objeto de interponer una denuncia serán tratados de conformidad con la normativa de protección de datos, para fines legítimos y específicos en relación a la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia. En ningún caso se utilizarán los datos de carácter personal para fines distintos, y su tratamiento será siempre adecuado y proporcionado a las citadas finalidades.
La presente Política se ajustará en todo momento a las prescripciones legales vigentes en materia de protección de datos, y tendrá en especial consideración las garantías establecidas en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantías de los derechos Digitales y el Reglamento (UE) del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas.
11.- Aprobación, publicación y entrada en vigor
La presente Política ha sido aprobada por el Consejo de Administración de la mercantil Pedro Pino Martínez SL en fecha de 8 de mayo de 2024 entrando en vigor en este mismo momento.
Esta Política se encuentra publicada en la web de la Empresa y será remitida al personal de la mercantil y a los terceros con los que se relaciona dicha Entidad.
La presente Política será revisada, actualizada, aprobada y difundida de manera periódica y siempre que resulte necesario para practicar cualesquiera modificaciones.